BTS AM : Brevet de Technicien Supérieur                           " Assistant de Manager "

Ouvert à tous les bacheliers, le BTS AM s'adresse particulièrement aux jeunes qui aiment les langues vivantes, 
la communication, l'organisation administrative, la bureautique... 

 

Le BTS AM du LPO Algoud-Laffemas accueille entre 18 et 24 étudiants qui ont l'opportunité de construire des projets pendant leurs études... Un stage de deux mois à l'étranger offre une réelle opportunité d'améliorer la pratique d'une langue vivante et de découvrir la culture d'un pays étranger : Angleterre, Irlande, USA, Allemagne, Espagne, Pérou, Italie, Suisse, Belgique, Maroc, Tunisie... 

 

Le BTS AM prépare à des fonctions d'assistant de Dirigeant, de Manager, de groupe Projet
... dans tous les services (RH, administratif, juridique, commercial, export, logistique, qualité...) 
... aussi bien dans les grandes entreprises, les PME, les administrations ou les associations. 

 

Les étudiants poursuivent généralement leurs études en Licence Professionnelle, en Bachelor, parfois en Licence Générale et en Master. 



RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

I. APPELLATION DU DIPLÔME

Brevet de technicien supérieur Assistant de manager

II. CHAMP D'ACTIVITÉ

II.1. Définition

L’assistant de manager(s) exerce ses fonctions auprès d’un responsable, d’un cadre ou d’une équipe (service, groupe projet…). Son activité, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative, peut être caractérisée par :

- des activités de soutien qui contribuent à l’efficacité du responsable, du cadre ou de l’équipe. L’assistant accompagne son ou ses supérieurs hiérarchiques : il prépare, facilite, suit son travail. Ces activités, qui constituent le cœur du métier de l’assistant, peuvent être regroupées selon leurs finalités :

     - soutien à la communication et aux relations internes et externes - soutien à l’information

     - aide à la décision

     - organisation de l’action

     - des activités déléguées, plus ou moins spécialisées selon le service dans lequel exerce l’assistant, qui participent à l’efficience de l’entité. L’assistant prend en charge les dossiers spécifiques confiés par son ou ses supérieurs hiérarchiques.

L’activité de l’assistant est fortement marquée par le contexte, souvent international, dans lequel il exerce ses fonctions : métier et culture de l’organisation, service, fonction du ou des supérieurs hiérarchiques, style de management, degré de délégation, caractéristiques des partenaires internes et externes. En effet, ce contexte a un impact sur :

- l’importance des activités déléguées, même si la fonction d’assistant se caractérise par un poids prépondérant des activités de soutien ;

- la nature des dossiers à traiter ;

- l'usage d’une terminologie spécifique liée au service dans lequel il exerce ;

- la dimension multiculturelle des relations.

En qualité de représentant du manager ou de l’entité dans laquelle il travaille, l’assistant est au cœur de relations internes et externes, souvent complexes. L’exercice de sa fonction d’interface, notamment dans des contextes d’urgence, induit de fortes exigences comportementales

Si l’étendue de l’exercice professionnel est en partie déterminée par le contexte du poste, elle résulte également de la capacité d’anticipation, de l’initiative, de la force de proposition de l’assistant.

II.2. Contexte professionnel

II.2.1. Emplois concernés

Les emplois d’assistant de manager(s) intéressent tout type et toute taille d’organisation (entreprises, associations, administrations, autres organismes publics et privés, nationaux ou internationaux). Leurs intitulés sont extrêmement variables, en fonction des habitudes professionnelles, de l’entité dans laquelle le titulaire du diplôme exerce, et du poids relatif des activités déléguées ainsi que du degré de responsabilité.

Pour le diplôme concerné, les appellations les plus fréquentes pratiquées par les organisations sont les suivantes :

- assistant de direction, assistant d'équipe, assistant de groupe projet,

- assistant RH, assistant commercial, assistant en communication…

Les dimensions bilingue ou trilingue de l’emploi se banalisant, les appellations les explicitent de moins en moins.

Le contenu d’emploi, dans l’énonciation des objectifs de la fonction, paraît relativement stable.

Cependant, les activités de l’assistant de manager(s) ont été fortement modifiées sous la double influence des évolutions organisationnelles et technologiques qui favorisent :

- le développement du travail collaboratif dans un contexte de fonctionnement en réseau, qui a pour effet un accroissement des tâches de coordination et de la communication, en particulier dans le cadre de groupes de projets ;

- une redistribution vers les assistants de tâches incombant jusque-là à l’encadrement (recherche et synthèse de l’information, liaison, suivi de dossiers, animation d’un groupe de travail…).

Ces évolutions n’ont pas affecté les effectifs employés mais déplacent le niveau de qualification, en faveur du BTS, diplôme référent. Les tendances de l’emploi ainsi que les études prospectives permettent de prévoir un développement global des effectifs dans la décennie à venir, accompagné d’une poursuite de l’élévation des qualifications.

II.2.2. Place dans l’organisation

Le titulaire du diplôme exerce son activité auprès d’un responsable ou d’un groupe de responsables, pour lesquels il assure un rôle d’interface, voire de médiation, dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international.

Il peut être conduit à encadrer une équipe de secrétaires ou à coordonner un groupe de projet.

Compte tenu de son rôle spécifique de soutien auprès du responsable pour lequel il travaille, il intervient - seul ou dans le cadre d’une équipe, - en autonomie totale ou partielle. 

II.2.3. Environnement technologique de l'emploi

Il se caractérise par :

- une généralisation des technologies de l’information et de la communication

Les évolutions technologiques, dans des organisations qui fonctionnement de plus en plus en réseau, favorisent le développement du travail coopératif, recourant à des ressources partagées, entre des acteurs éloignés et avec des exigences croissantes de réactivité.

- une banalisation et un enrichissement de la bureautique

La bureautique ne se limite plus aujourd’hui à la saisie et à la mise en forme de documents. Elle est partie intégrante du système d’information de l’entreprise. Ses usages s’articulent avec l’utilisation des applications métier et l’accès aux bases de données internes facilité par les portails. Elle mobilise des fonctions de communication et de recherche d’information avancées. Enfin, les évolutions récentes des outils bureautiques offrent des possibilités de modélisation, d’échange et d’enrichissement des documents qui déplacent les compétences vers la GED (Gestion électronique des documents) bureautique. On assiste ainsi à une élévation et à un élargissement des compétences dans le domaine de la bureautique, processus dans lequel l’assistant de manager(s) est considéré comme un expert et un vecteur de diffusion de l’innovation afin de dégager des gains de productivité dans la production et la diffusion de documents.

- l’inscription dans le système d’information de l’organisation

L’activité de l’assistant s’inscrit aussi dans l’environnement technologique mis en place par l’organisation dans laquelle il travaille, caractérisé par un système d’information de plus en plus intégré et qui structure le fonctionnement de l’organisation en processus. Les règles d’authentification, les droits d’accès aux bases de données partagées, le respect des procédures établies et les modalités de coopération influencent fortement son travail. Par son rôle dans la communication et l’information, l’assistant peut être associé aux évolutions de ce système, en tant qu’interlocuteur averti, apte à exprimer les besoins d’une équipe.

II.2.4. Évolution de l’emploi

Le parcours de l’assistant de manager(s) commence par des emplois de type « assistant junior » ou « assistant généraliste » puis se développe soit vers l’assistanat de cadres de haut niveau soit vers la spécialisation dans une fonction, qui exige une technicité croissante. Il peut conduire vers des emplois de cadre administratif.

Ce parcours est le résultat d’une mobilité fonctionnelle à l’intérieur d’une organisation ou passe par le changement d’organisation, en fonction des opportunités offertes.

II.2.5. Conditions générales d’exercice

L’étendue et le contenu des fonctions de l’assistant dépendent de son environnement managérial immédiat que l’on peut caractériser par le service, le nombre de responsables pour lesquels il travaille, leurs fonctions, les modes d’organisation du travail, la mobilité de l’encadrement et surtout les degrés de délégation du ou des supérieurs vers l’assistant.

Ils dépendent aussi de la possibilité offerte ou non à l’assistant de déléguer certaines de ses tâches ou attributions à du personnel qualifié : secrétaires ou employés.

Les relations de l’assistant de manager(s) avec son ou ses supérieurs hiérarchiques et avec les autres services, les communications nombreuses en provenance de l’extérieur, imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessitent une extrême adaptabilité de l’assistant qui est contraint d’ajuster son rythme de travail aux sollicitations des autres.

Quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, les organisations se trouvent en situation d’échange et donc de communication avec des pays partenaires, au moins dans des relations de type client-fournisseur. La fonction d’interface de l’assistant de manager(s) l’expose donc à des relations fréquentes avec des partenaires étrangers non francophones.

Placé en position de « veille professionnelle », l’assistant analyse en permanence l’impact des évolutions des contextes organisationnels, technologiques et managériaux sur les pratiques professionnelles et sur ses compétences. Il peut ainsi être conduit à formuler ses propres besoins de formation.

Autonomie et responsabilité

L’assistant de manager(s) agit en autonomie tout en devant rendre compte régulièrement.

Sa responsabilité s’exerce de façon variable : l’assistant participe, par ses activités de soutien, à des actions et décisions d’ordre tactique et stratégique de l’encadrement ou mène, en pleine responsabilité, les activités de nature opérationnelle qui lui ont été déléguées.

L’assistant organise son travail et éventuellement celui d’une équipe de secrétaires. Par définition, il organise ou contribue à l’organisation du travail du ou des acteurs dont il soutient l’action.

Il dispose d’une importante marge d’initiative, attendue par l’encadrement pour lequel il travaille, du fait même de la définition de la fonction d’assistant et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte.

Les missions confiées à l'assistant supposent, par essence, une vision précise de l'activité du manager, de la dimension de sa responsabilité et de sa place dans l'organisation globale.

L’assistant doit également, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l’organisation.

Maîtrise des technologies

L’assistant échange en permanence avec le supérieur hiérarchique et ses partenaires. Il mobilise donc couramment les outils les plus actuels de communication à distance : téléphone, télécopieur, ordinateur connecté à des réseaux internes et externes. Il maîtrise également les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche d’information.

Il est aussi appelé à conseiller les membres du service sur l'usage de ces outils et à contribuer au diagnostic des problèmes qu'ils peuvent rencontrer, sur les aspects techniques de leur poste de travail.

Il s’empare des opportunités offertes par les évolutions majeures des outils bureautiques afin de les mettre en œuvre ou de les faire mettre en œuvre dès lors qu’elles apportent une réponse efficiente dans le service dans lequel il travaille.

Maîtrise de compétences langagières

Dans son rôle d’interface et de concepteur et rédacteur de documents et de supports de communication, le titulaire du diplôme doit maîtriser la qualité de son expression écrite et orale. L’ouverture internationale de la plupart des organisations exige des compétences linguistiques dans au moins deux langues étrangères, en expression et compréhension écrites et orales.

Maîtrise de compétences comportementales

Motivé, réactif, l’assistant de manager(s) fait preuve de capacités relationnelles qui lui permettent d’exercer avec loyauté et dans la plus stricte confidentialité, son rôle d’interface auprès d’un cadre supérieur ou pour une équipe.

Il gère le stress inhérent à la pression exercée par la forte exigence d’un comportement professionnel attendu : rigueur, autonomie, anticipation, rapidité, disponibilité, discrétion, patience, dans des contextes de travail souvent interrompu, ce qui nécessite une grande réactivité.

Adaptable, doté d’une curiosité professionnelle et d’une bonne culture générale, notamment économique et juridique, il perçoit les enjeux de sa fonction ainsi que des activités qui lui sont confiées et les situe dans leur contexte général.

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